Archivace evidenčních záznamů psychomodulačních látek

Elektronická evidence psychomodulačních látek nemá sloužit pouze k zaznamenávání aktuálních skladových pohybů. Důležitou součástí správně vedené evidence je také uchování historických údajů a možnost jejich pozdějšího dohledání.

Archivace evidenčních záznamů umožňuje zachovat historii příjmů, výdejů, inventur, podpisů, oprav a dalších evidenčních operací. Díky tomu lze zpětně doložit, jak evidence vypadala v minulosti a jak se jednotlivé údaje vyvíjely.

Proč je archivace důležitá

Historické údaje mohou být důležité při kontrole, interní revizi, řešení nesrovnalostí nebo při dohledávání starších skladových pohybů.

Bez archivace by bylo obtížné určit, jak vypadal stav evidence v určitém okamžiku nebo kdo konkrétní změny provedl.

Co se obvykle archivuje

evidenční záznamy příjmu,
evidenční záznamy výdeje,
historie změn a oprav,
elektronické podpisy,
inventury,
auditní stopa,
stav zásob v jednotlivých obdobích,
historie šarží.

Archivace a auditní stopa

Archivace úzce souvisí s auditní stopou. Umožňuje uchovat nejen aktuální stav evidence, ale také historii jednotlivých operací.

Archivace a inventury

Archivované údaje mohou pomoci při porovnávání jednotlivých období a při dohledávání příčin rozdílů zjištěných při inventurách.

Jak archivaci řeší EviPharma

uchování historie záznamů,
dohledání starších údajů,
návaznost na auditní stopu,
návaznost na elektronické podpisy,
podpora inventur,
lepší dohledatelnost historických dat.

Časté otázky

Proč archivovat evidenční záznamy?

Archivace umožňuje zpětně dohledat historické údaje a porovnávat jednotlivá období.

Souvisí archivace s auditní stopou?

Ano. Auditní stopa a archivace se vzájemně doplňují.