Auditní stopa v evidenci psychomodulačních látek
Auditní stopa pomáhá dohledat, kdo vytvořil, upravil, podepsal nebo stornoval evidenční záznam. U elektronické evidence psychomodulačních látek je důležité, aby bylo možné zpětně ověřit nejen aktuální stav evidence, ale také historii provedených změn.
V praxi nestačí pouze vědět, jaký je současný stav zásob. Provozovatel musí být schopen doložit, jak k tomuto stavu došlo, jaké záznamy byly vytvořeny, kdo je provedl a zda byly později opraveny nebo stornovány.
Proč je auditní stopa důležitá
Auditní stopa vytváří historii práce se záznamy. Pomáhá při interní kontrole, inventuře, řešení nesrovnalostí i při kontrole vedené evidence. Díky ní lze dohledat původní záznam, změnu, odpovědnou osobu a čas provedení operace.
U evidence psychomodulačních látek je auditní stopa důležitá hlavně proto, že jednotlivé záznamy mají návaznost na příjem, výdej, šarže, doklady, stav zásob a elektronické podpisy odpovědných osob.
Co by měla auditní stopa zachycovat
Správně vedená auditní stopa by neměla být pouze technickým logem. Pro běžný provoz musí být srozumitelná a použitelná při dohledávání konkrétního evidenčního pohybu.
- vytvoření evidenčního záznamu,
- datum a čas provedení záznamu,
- uživatele nebo odpovědnou osobu, která záznam provedla,
- elektronický podpis záznamu,
- opravy a změny záznamu,
- storna nebo zneplatnění záznamu,
- původní hodnoty před opravou,
- nové hodnoty po opravě,
- návaznost na šarži, doklad a skladový stav.
Opravy záznamů
Pokud dojde k opravě evidenčního záznamu, neměl by systém původní údaj jednoduše přepsat. Důležité je, aby bylo možné zjistit, jaký byl původní obsah záznamu a kdo opravu provedl.
To je zásadní rozdíl oproti běžné tabulce, kde může být starý údaj jednoduše nahrazen novým bez jasné historie. U specializované evidence má být oprava dohledatelná a navázaná na odpovědnou osobu.
Auditní stopa a elektronický podpis
Elektronický podpis a auditní stopa spolu úzce souvisejí. Podpis potvrzuje konkrétní evidenční záznam, zatímco auditní stopa uchovává širší historii práce se záznamem.
Díky tomu lze zpětně dohledat nejen to, kdo záznam podepsal, ale také zda byl záznam později opraven, kdy k opravě došlo a kdo ji provedl.
Auditní stopa při inventuře
Při inventuře se porovnává skutečný stav zásob se stavem vedeným v evidenci. Pokud vznikne rozdíl, auditní stopa pomáhá dohledat, které příjmy, výdeje, opravy nebo storna mohly mít na stav zásob vliv.
Provozovatel tak nemusí zpětně procházet oddělené tabulky, ruční poznámky nebo nejasné skladové pohyby. Historie evidence je dostupná přímo u záznamů.
Jak auditní stopu řeší EviPharma
EviPharma uchovává historii evidenčních operací tak, aby bylo možné dohledat vznik, změny, podpisy a storna jednotlivých záznamů. Auditní informace jsou součástí systému a navazují na práci se šaržemi, zásobami, inventurami a elektronickými podpisy.
- dohledání osoby, která záznam vytvořila,
- historie oprav a změn,
- návaznost na elektronický podpis,
- návaznost na šarži a skladový pohyb,
- podpora inventur a interních kontrol,
- lepší přehled při řešení nesrovnalostí.
Proč nestačí obyčejná tabulka
Běžná tabulka může posloužit jako jednoduchý přehled, ale obvykle neřeší odpovědnost osob, elektronické podpisy, řízené opravy, historii změn, návaznost na inventury ani jasnou auditní stopu.
U evidence psychomodulačních látek je přitom právě dohledatelnost jedním z nejdůležitějších požadavků. Proto dává smysl používat systém, který je na evidenci, podpisy, šarže, zásoby a auditní historii přímo navržený.
Časté otázky
Je auditní stopa totéž co historie změn?
Historie změn je součástí auditní stopy. Auditní stopa ale obvykle zahrnuje širší pohled na práci se záznamem, včetně vytvoření, podpisu, opravy, storna a odpovědné osoby.
Musí být vidět původní záznam před opravou?
Ano. U oprav je důležité, aby bylo možné dohledat původní obsah záznamu a osobu, která opravu provedla.
Pomáhá auditní stopa při kontrole?
Ano. Auditní stopa umožňuje rychleji dohledat, jak vznikl konkrétní stav zásob, kdo záznam provedl a jaké změny byly v evidenci provedeny.
Souvisí auditní stopa s elektronickým podpisem?
Ano. Elektronický podpis potvrzuje konkrétní záznam a auditní stopa uchovává historii práce s tímto záznamem.